Готовимся к проекту
24.11.2016А надо ли? Очень соблазнительно было бы пропустить этот этап вовсе, чтобы сразу ринуться в бой! Но не так всё просто... Львиная доля всего проекта - это его планирование. Если грамотно подготовиться, то реализация будет идти без непредвиденных сюрпризов
Лучше заранее просчитать риски, собрать замотивированную команду и проработать план действий. Если, конечно, вы не любитель адреналина, паники и уныния.
Из чего состоит подготовка проекта?
Поделим этот глобальный процесс на пять стадий:
1. Изучение социальной ситуации.
2. Выделение приоритетной проблемы.
3. Определение целей и задач проекта.
4. Составление плана и графика работ.
5. Ресурсный анализ.
Ну вот, поделили. А теперь пройдёмся подробно по каждому пункту.
Изучение социальной ситуации
Прежде чем начать что-то в обществе менять, неплохо бы разобраться, что в этом обществе вообще происходит. Как?
Соберите информацию. Конечно, не всю подряд. Узнавайте подробности о той сфере, над которой будете работать. Если организация решает экологические вопросы, то важно знать экологическую ситуацию в регионе. Пригодится также информация о смежных областях, о ценностях в обществе и об инициативных группах, занимающиеся проблемой экологии.
Проанализируйте полученную информацию и составьте «проблемное поле». На выходе у вас получится список проблем и нереализованных потребностей граждан.
Спрогнозируйте варианты развития ситуации. Что будет с проблемой, если вы начнёте её решать? А что будет, если никак на неё не влиять? Может оказаться, что это и не проблема вовсе, а естественное развитие процесса, который сам скоро перейдёт на новую стадию. Например, вы хотите сделать молодёжный центр, чтобы организовать досуг студентов, но опыт соседних регионов подсказывает вам, что молодежь прекрасно самоорганизовывается, и это для неё куда полезнее, чем вмешательство со стороны.
Составьте отчёт об исследовании. Он пригодится вам для дальнейших контактов.
Выделение приоритетной проблемы
Отсортируйте проблемы по степени значимости. Проблем в выбранной сфере может быть значительно больше, чем ваших ресурсов. Начните с наиболее важных или посильных на данный момент. Если не смогли определиться, то проведите опрос населения или придумайте критерии, по которым можно будет их сравнить. Социальная значимость, простота реализации, затраты – вот несколько критериев, которые помогут.
Сформулируйте проблему. Не абстрактно, а настолько точно, насколько можете! И соберите информацию уже не по всей сфере, а именно по этой проблеме.
Определите причину её существования. Вы убираете берег реки, устраивая субботники, но ничего не помогает? Видимо, проблема гораздо глубже. Может, дело в том, что берег не обустроен, и там собираются асоциальные группы? Или надо поработать над экологической культурой граждан? Или же попросить администрацию повлиять на предприятие, сбрасывающее отходы. Постарайтесь докопаться до первопричины.
Узнайте свою аудиторию. Составьте список лиц и организаций, с которыми будете чаще всего взаимодействовать в рамках проекта.
Определение целей и задач проекта
Сформулируйте цель с помощью метода SMART.
Оцените свои возможности и риски. Шикарный инструмент для этого – SWOT-анализ. Разделите лист бумаги на 4 части: ваши внутренние сильные стороны, ваши внутренние слабые стороны, внешние возможности и внешние угрозы. Заполните квадраты так, чтобы в каждом было примерно одинаковое количество пунктов. Так наглядно высвечиваются риски и преимущества.
Проведите поиск средств и методов решения проблемы.
Составьте список задач. Поэтапное решение этих задач приведёт к достижению цели всего проекта.
Составление плана и графика работ
Сделайте план работ. Чем детальнее получится план, тем проще будет следить за его выполнением. Не забывайте, что план, не записанный на бумаге и существующий только в вашей голове, означает лишь одно - у вас плана нет.
Установите время проведения подготовительных и основных мероприятий. В качестве инструмента можно использовать популярную диаграмму Ганта или ведение совместного календаря для всей команды. Оба ресурса позволяют наглядно видеть даты выполнения и сразу понять, кто за какую задачу отвечает.
Определите ответственных по каждой задаче.
Ресурсный анализ
Укажите необходимые ресурсы и источники их получения. Выясните, что у вас уже есть, а чего не достаёт, и где это недостающее можно раздобыть.
Подумайте над бюджетом. Запишите все ваши источники доходов. Теперь составьте список предполагаемых расходов и определите разницу. Если расходы оказались выше, надо понять, где найти недостающие средства. Ничего не приходит в голову? Тогда попробуйте их чем-то заменить! Некоторые проекты можно оптимизировать или реализовать вообще без денег: достаточно попросить у доноров необходимое оборудование и аппаратуру.
Создайте команду. Замотивированные, активные, компетентные люди – ценнейший ресурс! Проведите для вашей группы тренинг, который сплотит участников. Внимательно изучите возможности каждого и обучите членов команды основам проектной деятельности. Не лишними будут и продуманные правила общения внутри команды.